Le droit à des heures de délégation, reconnu par la loi, est un support à l’exercice par les délégués de leur mandat. La loi du 28.10.1982, et progressivement la jurisprudence, ont atténué les possibilités pour les employeurs de pratiquer des contrôles de l’utilisation des heures.

Si dans la plupart des associations, l’utilisation des heures ne présentent pas de difficultés particulières, il peut arriver que certains représentants du personnel les utilisent pour « provoquer » l’employeur par des absences imprévues et délicates à gérer.

Avant d’examiner les règles légales et jurisprudentielles encadrant l’utilisation des heures de délégation, il est utile de préciser quelle est la nature du crédit d’heures. En effet, celle-ci a une incidence directe sur les règles d’utilisation et de contrôle des heures.

Trois questions éclairent la nature du crédit d’heures. D’une part, le crédit d’heures est-il un « forfait » dont l’utilisation serait laissée à la libre appréciation du délégué ; d’autre part, quel est le lien entre le droit à absence et le droit à rémunération ; enfin, les délégués ont-ils la faculté de mettre en place un « pot commun » des heures ?

Les heures de délégation ne sont pas un temps rémunéré dont l’utilisation serait laissée entièrement à la libre appréciation des délégués (conception du forfait). Le temps de délégation est un temps affecté à l’exercice du ou des mandats détenus. En conséquence, un contrôle judiciaire sur l’utilisation des heures peut être mis en œuvre, qui conduit le juge à définir les activités entrant ou non dans le champ de la mission des délégués. Par ailleurs, seules doivent être payées les heures effectivement utilisées.

La question du lien entre le droit à absence des délégués et le droit à des heures rémunérées n’a pas été clairement tranchée par la loi du 28.10.1982.

Si on considère le crédit d’heures comme un crédit de fonction, alors le nombre d’heures attribué par la loi constitue en lui-même une limite à l’exercice du mandat. A l’inverse, si on considère comme un crédit de rémunération, ce crédit ne limite pas le droit à s’absenter du délégué pendant son temps de travail. Dans ce cas, le droit à absence du délégué ne se confond pas avec le crédit d’heures ; ce dernier ne fixe qu’une limite aux heures d’absence rémunérées, les éventuelles heures prises au-delà ne l’étant pas. Or, il pouvait être soutenu que la loi de 1982 avait, pour les délégués syndicaux, d’une part consacré la liberté de déplacement, d’autre part affirmé le principe d’un « temps nécessaire à l’exercice » des fonctions avant d’en chiffrer le montant plancher rémunéré selon l’effectif. De cette lecture, il résultait que le délégué pouvait s’absenter, même sans crédit d’heures. C’est cependant la solution inverse qui a été adopté par la Cour de cassation. S’agissant d’un délégué syndical désigné dans une entreprise de moins de 50 salariés, dont la désignation n’avait pas été contestée, il était soutenu que ce délégué, s’il ne bénéficie pas d’heures de délégation rémunérées, pouvait néanmoins comme tout délégué se déplacer librement hors de l’entreprise et circuler dans l’entreprise pendant son temps de travail. La chambre criminelle de la Cour de cassation a refusé cette analyse. L’article L.412.20 du Code du travail ne prévoyant un temps de délégation rémunéré et considéré comme un temps de travail que pour les délégués syndicaux désignés dans les entreprises de plus de 50 salariés et l’article L.412.17 précisant que durant leurs heures de délégation, les délégués syndicaux peuvent se déplacer librement, la Cour en déduit qu’un délégué n’ayant pas d’heures de délégation ne peut circuler dans l’entreprise durant ses heures habituelles de travail (Cass. Crim. du 8.10.1991). Cette application littérale des textes traduit une confusion entre le droit à l’absence des délégués pour exercer leur mandat et le droit à un crédit d’heures rémunéré. Cependant, la solution inverse serait difficile à mettre en œuvre et ouvrirait sans doute la voie à un contrôle plus pointilleux sur l’exercice du mandat.

La solution est différente selon les institutions en cause. Alors que les délégués syndicaux appartenant à un même syndicat (dans les entreprises importantes) (C. trav. art. L.412.20) de même que les membres d’un CHSCT (C. trav. art. L.236.7) peuvent mettre en commun et répartir librement entre eux leurs heures de délégation, pour les autres institutions représentatives, le crédit d’heures est individuel. La Cour de cassation a jugé que lorsque le législateur n’a pas prévu explicitement cette possibilité de mise en commun, celle-ci est impossible, même en vertu d’un accord collectif ou d’un usage (Cass. Crim. du 20.06.1985).

Le contentieux sur l’utilisation « conforme » des heures de délégation conduit le juge à préciser les activités entrant ou non dans la mission des délégués. Cette jurisprudence révèle une conception stricte des missions, bien que certains assouplissements récents puissent être relevés.

Le principe est que l’activité exercée durant les heures de délégation doit avoir un lien direct avec l’accomplissement de la mission (Cass. Soc. du 13.12.1988). Or celle-ci est, selon la Cour de cassation, la défense des intérêts des salariés de l’entreprise dans laquelle le délégué a été élu ou désigné. D’où la recherche d’un rattachement à l’entreprise de l’activité exercée pour l’inclure ou non dans le cadre de la mission. Il a été ainsi jugé que l’assistance par des délégués syndicaux aux opérations d’un scrutin national professionnel (administrateurs des caisses de Sécurité Sociale) n’entre pas dans leur mission (Cass. Soc. du 19.03.1987). De même, s’agissant d’une réunion d’information, celle-ci ne peut entrer dans le cadre des missions que si « l’information se rattache directement à une difficulté particulière de leur entreprise ». En revanche, en assurant sa propre défense lors d’une contestation par l’employeur de l’utilisation de son crédit d’heures, un délégué (délégué du personnel et membre du comité d’entreprise) est dans l’exercice de son mandat (Cass. Soc. du 23.01.1990, DO 1990, p.277).

En instituant la règle du paiement de plein droit, la loi du 28.10.1982 a tari une des sources de multiples contentieux sur les heures de délégation. Bien que le temps de délégation soit assimilé à un temps de travail effectif, il demeure quelques difficultés en partie réglées par la jurisprudence sur les modalités de paiement de ces heures.

La règle du paiement de plein droit des heures de délégation a été énoncée par la loi du 28.10.1982 en des termes identiques pour chaque institution représentative. « Ce temps est de plein droit considéré comme temps de travail et payé à l’échéance normale » (C. trav. art. L.236.7 al. 4, L.412.20 al. 5, L.424.1 al. 2, L.434.1 al. 3).

Aussi, même si l’employeur conteste l’usage des heures, il ne peut en aucun cas en différer le paiement dans l’attente d’indications demandées au délégué ou d’un jugement sur la régularité de l’utilisation (Cass. Soc. du 9.12.1985). Le paiement doit être effectué à l’échéance normale (celle du versement du salaire), le délégué étant éventuellement condamné ultérieurement à rembourser l’employeur en cas de condamnation judiciaire. Le conseil de prud’hommes, saisi en référé, peut condamner l’employeur au versement des heures de délégation non réglées à l’échéance normale, la retenue constituant un trouble manifestement illicite.

De cette règle du paiement de plein droit a été déduite la présomption de bonne utilisation des heures, c’est à dire de l’utilisation conforme à l’objet du mandat. Cette présomption avait déjà été affirmée, mais uniquement pour les délégués syndicaux, par la chambre criminelle de la Cour de cassation dans un arrêt de principe rendu en 1976. Il reste que si cette présomption n’est guère discutée dans son principe, sa portée est controversée, la jurisprudence notamment l’ayant fortement atténué dans le débat judiciaire sur la contestation de l’utilisation des heures.

Bien que la loi ne distingue pas, la Cour de cassation a jugé que la règle du paiement de plein droit ne s’applique pas aux heures exceptionnelles prises au-delà du nombre fixé par la loi ou un accord collectif plus favorable. En conséquence, « il appartient au salarié d’établir l’existence des circonstances exceptionnelles, de même que la conformité de l’utilisation desdites heures eu égard au mandat représentatif dont il est investi ». En cas de litige, le juge du fond doit déterminer le nombre d’heures de délégation justifiées par les circonstances exceptionnelles au regard des critères déterminés par la jurisprudence.

Les textes prévoient que le temps de délégation est « de plein droit considéré comme temps de travail ». Si, en théorie, les heures de délégation doivent par conséquent être rémunérées comme des heures de travail effectif, cette règle soulève de nombreuses difficultés contentieuses, notamment sur deux questions, les primes, indemnités et avantages en nature d’une part, les heures supplémentaires, d’autre part.

Tout élément de rémunération, même destiné à compenser une sujétion particulière non exposée pendant les heures de délégation, doit être pris en compte. Telle a été la solution retenue par exemple s’agissant de primes de douche, d’insalubrité, de panier, d’indemnité de repas allouées en fonction de l’horaire de travail, ou encore de l’octroi de tickets restaurant. De même, s’agissant de délégués travaillant habituellement de nuit, les heures de délégation prises de jour donnent lieu au paiement des éventuelles majorations afférentes au travail de nuit. Seules sont exclues les sommes correspondant au remboursement de frais réellement exposés.

Le crédit d’heures n’étant pas un avantage individuel mais un moyen d’exercice du mandat, son attribution est indépendante des modalités d’exécution du contrat de travail. Ainsi, le nombre d’heures reste identique quelque soit le nombre de jours ou d’heures effectivement travaillées dans le mois. Il n’est pas affecté par des périodes de suspension du contrat de travail (maladie, chômage partiel, congés payés, grève..).

Les délégués travaillant à temps partiel ont droit au même crédit d’heures que ceux travaillant à temps plein. En aucun cas, le nombre d’heures de délégation ne peut être réduit au prorata du temps de travail. En revanche, le délégué ne peut, dans ce cas, consacrer plus d’un tiers de son temps de travail à l’exercice de son ou ses mandats (C. trav. art. L.212.4.6). Le solde éventuel des heures de délégation doit donc être pris en dehors des heures de travail (par exemple un salarié élu membre du comité d’entreprise et travaillant 40 heures par mois ne peut prendre sur son temps de travail que 13 heures de délégation, les 7 autres étant payées comme temps de travail effectif mais devant être utilisées hors du son temps de travail).

La question de la mention des heures de délégation sur le bulletin de paie a été longtemps controversée et reste sensible compte tenu de la diffusion de ce document couramment exigée dans la vie privée. Objet d’une position de principe de l’administration en 1987 et de quelques décisions judiciaires, la question a été tranchée par un décret du 22.08.1988 codifié à l’article R.143.2 du Code du travail. Cet article, relatif aux mentions obligatoires devant figurer dans le bulletin de paie, énonce que « il ne doit être fait mention (...) ni de l’activité de représentation des salariés. La nature et le montant de la rémunération (de cette activité) figurent sur une fiche annexée au bulletin de paie (...) ». L’existence d’une telle mention sur le bulletin de paie devrait dès lors pouvoir être considérée comme un trouble manifestement illicite justifiant la saisine du juge des référés (C. trav. art. R.513.31) pour en voir ordonner sous astreinte le retrait.

La présomption de bonne utilisation des heures de délégation n’exclut pas tout contrôle de cette utilisation. Cependant, l’employeur ne peut exercer un contrôle direct. Seul le juge a un tel pouvoir. Cette règle est toutefois mise à mal par la pratique des bons de délégation.

La jurisprudence admet la licéité des bons de délégation s’ils n’ont pas pour objet ou effet d’assurer directement ou indirectement un contrôle de l’utilisation des heures. Ainsi, le fait de subordonner la délivrance des bons à la condition que le crédit ne soit pas épuisé et que l’absence corresponde à la fonction exercée « créait au profit des dirigeants de la société un droit de contrôle a priori et une procédure d’autorisation incompatibles avec les prérogatives des représentants du personnel et des délégués syndicaux » (Cass. crim. du 25.05.1982). Ces « formalités » peuvent être instituées par voie de mesures unilatérales (telle une note de service...), la seule condition étant l’engagement d’une « concertation » préalable avec les délégués sur cette mise en œuvre (Cass. crim. du 12.04.1988).

Quant au contenu du bon de délégation, l’absence de contrôle suppose que les informations demandées ne soient pas relatives au contenu même de l’activité. Les seules exigences licites sont l’indication du mandat sur lequel sont prises les heures lorsque le délégué a plusieurs mandats et les horaires de départ et de retour prévus. Ces deux informations suffisent à remplir le rôle reconnu par la jurisprudence aux bons de délégation : imputation des heures, mesures pour faire face à l’absence du délégué à son poste de travail.

Quant au délai, si l’employeur ne peut en aucun cas soumettre le départ du délégué à une autorisation préalable, la jurisprudence admet la possibilité d’exiger un délai de prévenance. La procédure des bons de délégation ne peut cependant différer ou empêcher la prise des heures de délégation. A ainsi été jugé coupable d’entrave un employeur ayant prononcé une mise à pied contre un élu qui s’était absenté malgré le refus par sa direction de lui délivrer un bon de délégation (Cass. crim. du 10.03.1981). Dans le même sens, la chambre sociale a considéré qu’un délégué avait « la faculté de ne pas utiliser les bons de délégation(...) dès lors qu’il avertissait verbalement son chef de service à son départ et à son retour » (Cass. Soc. du 4.10.1979).

Le nombre d’heures de délégation attribué par la loi est variable selon les institutions représentatives et dans la plupart des cas selon la taille de l’entreprise. Seuls les élus titulaires ont légalement un crédit d’heures. Mais lorsqu’un élu suppléant remplace le titulaire, le temps passé est déduit du crédit d’heures de ce dernier. Le crédit d’heures est octroyé sur une base mensuelle, sans possibilité de report des heures non utilisées d’un mois sur l’autre. Le nombre d’heures prévues par la loi peut être augmenté par un accord collectif, une convention collective ou encore un usage.

Lorsque les représentants du personnel d’associations ou d’établissement comportant plusieurs sites de travail sont amenés à se déplacer pour assister un salarié convoqué par l’employeur en vue d’une sanction, peuvent-il être remboursés de leurs frais de déplacement ?

S’agissant de l’assistance d’un salarié convoqué à un entretien préalable en vue d’une sanction, les représentants du personnel ne doivent subir aucune perte de rémunération du fait de l’assistance prodiguée.

L’assistance étant de droit et certaines institutions représentatives du personnel ne disposant pas de budget propre, il apparaît légitime, en l’absence de précisions du Code du travail, d’imputer les frais de déplacement à l’employeur à l’origine de la procédure de sanction (rép. Min. à Pennec JO AN 17.02.1997, Q et R p. 871).

En revanche, pour l’exercice normal de leur mission de délégué du personnel, les frais de déplacements éventuels ne sont pas à la charge des associations ou établissements.